Automatisation et digitalisation des processus métiers : une priorité pour une transformation digitale réussie

Publié par Cathy Bonmacy il y a 12 mois | Actualités

Plus que jamais, le numérique transforme les entreprises. Dans ce contexte, les entreprises se tournent vers des nouvelles technologies pour rester compétitives, performantes et modernes.

Cette transition impacte le fonctionnement global des entreprises et bouleverse les méthodes et les processus.

Pour rester productives et développer leur rentabilité, les entreprises doivent amorcer une digitalisation de bout en bout de leurs processus métiers, tout en tenant compte des différentes étapes du traitement d’un document.

Où en sommes-nous dans l’automatisation et la digitalisation des processus métiers ?

En France, plus de 70% des PME ne disposent d’aucun outil numérique alors qu’elles réalisent quotidiennement des tâches répétitives à faible valeur ajoutée pouvant être automatisées et sécurisées. Des milliers d’heures sont perdues chaque année dû à ce manque d’automatisation. L’utilisation de process manuel diminue donc considérablement la productivité et la compétitivité des entreprises. Ces dernières étant essentielles pour la pérennité d’une entreprise, il est important de trouver des solutions.

Une récente étude du cabinet Markess expose la faible évolution dans l’optimisation des processus documentaires : 7% en 2017 contre 6% en 2015 selon les décideurs interrogés.

« Si la simplification des processus documentaires arrive en tête des enjeux rencontrés par les décideurs interrogés (71%), l’amélioration de la performance métier est aussi un enjeu important ». Par exemple, un décideur sur 2 s’engage sur l’automatisation de leurs processus métiers pour bénéficier d’une meilleure agilité et d’une meilleure performance de façon à donner une direction plus « business » à leurs projets.

Ce besoin d’automatisation se retrouve dans la majorité des directions métiers :

  • La vision du dirigeant est orientée vers la performance, le développement continu et le respect des normes
  • Pour la direction marketing/relation client, il s’agit de l’automatisation de certaines actions en rapport avec les clients, comme la gestion de documents, de dossiers clients, de campagnes marketing
  • La direction des ressources humaines exprime le besoin en dématérialisation des documents RH et administratifs, la gestion de ces copies grâce à la signature électronique ou encore proposer des dossiers sécurisés à l’ensemble des collaborateurs
  • Pour le responsable financier et comptable, l’automatisation des processus de factures par la dématérialisation semble être une priorité pour faciliter la visibilité permanente sur le déroulement des actions et la circulation de l’information.

La digitalisation des processus métiers est donc l’un des leviers de la transformation numérique : Réduction des délais d’actes de gestion, diminution des coûts, optimisation des ressources et concentration des collaborateurs sur la performance.

Digitaliser et automatiser ses processus métiers, qu’en est-il vraiment ?

Tout d’abord, être une entreprise digitale, ce n’est plus uniquement le fait d’intégrer des nouvelles technologies dans l’entreprise, c’est la manière dont ces technologies sont exploitées, gérées de façon à toujours garder de l’avance face aux nouveautés du marché.

Les processus sont au cœur de l’activité des entreprises, peu importe que ce soit des processus spécifiques à un métier ou des processus support. Aujourd’hui, 92% des décideurs interrogés prennent en considération le besoin d’optimiser leurs processus. Si une entreprise se dit digitale, les opérations et les processus, sur lesquels elle s’appuie, doivent aussi être digitaux.

Beaucoup d’entreprises pensent notamment que leurs processus sont digitalisés car l’ensemble de leurs documents sont dématérialisés. Cependant, pour adopter la bonne démarche de digitalisation et d’automatisation des processus métiers, il est important de les repenser dans leur globalité : interaction entre les acteurs, optimisation et fluidité des échanges et des informations, …

La digitalisation des processus apporte de nombreux avantages à l’entreprise et à sa chaîne de valeur :

  • Economies matérielles et énergétiques : La dématérialisation favorise un gain sur la consommation de papier et donc de l’empreinte de l’entreprise et permet une économie de dépenses pouvant être placées sur d’autres postes.
  • Facilitation de la circulation de l’information et optimisation de la qualité de l’information : Une information qui circule vite permet un gain de temps sur d’autres tâches. Grâce à une mutualisation des flux d’informations, chaque donnée est plus facilement et plus rapidement accessible.
  • Intensifier la traçabilité et la sécurisation des données : la vérification de l’identification de l’émetteur et de l’intégrité du document émis et la signature électronique permettent d’authentifier des documents dématérialisés.

L’automatisation des processus, associée à une GED, facilite la valorisation des données des différentes sources et améliore les interactions entre les acteurs du processus. Une fois le processus mis en place, le pilotage permet d’avoir une visibilité continue des activités et les échanges d’informations.

processus métiers

Le choix d’une digitalisation des processus et de son degré d’intensité mérite donc une réflexion en fonction des ressources, des besoins et des objectifs visés par l’entreprise. Ainsi, la définition de cette stratégie implique les différents acteurs de la société, et non uniquement le service Système d’information.