Le 2 mars 2022
Vous connaissez sans doute une fonctionnalité que l’on pourrait appeler un “parapheur électronique” ou bien un “parapheur dématérialisé”. La gestion des circuits de validation des documents s’en rapproche en se positionnant comme un outil multifonction, largement utilisé dans les processus de prise de décision. Il permet à ses utilisateurs de suivre, modifier, valider le flow complet des documents en fonction des rôles de chaque personne dans l’entreprise. À chaque étape de la vie d’un document, votre équipe peut, en fonction des droits qui lui ont été attribués, enrichir les documents, les distribuer à des personnes concernées, valider les bonnes versions de documents, les archiver, etc.
Prenons un exemple d’une demande interne quelconque dans un circuit de gestion documentaire dit classique. Cette demande comporte plusieurs étapes : la création, la distribution (souvent par e-mail ou même en version papier), la réception par la personne concernée, la vérification et validation, la notification envoyée à la personne qui a fait la demande. Ces étapes peuvent paraître simples, mais en pratique, entre les délais d’attente, les erreurs, les oublis, le facteur humain, cela peut prendre des jours et des jours, qui vont vous coûter cher en heures de travail de vos collaborateurs.
Avec la gestion électronique de circuit de validation des documents, chaque action devient ciblée et automatisée. Les formulaires de demande permettent à vos employés de créer ces documents en quelques secondes. La distribution automatique va les fournir à des personnes concernées, qui, à leur tour, traiteront le document et le valideront en un clic. Et s’il y a un oubli dans le circuit, le système enverra une alerte à l’utilisateur concerné. Dans ces conditions, l’augmentation des performances en matière de gestion des documents est inévitable !
La fonction « workflow » couvre le processus de traitement de tout le chemin qu’effectue le document, de sa création jusqu’à l’archivage : il assure la bonne transmission d’un document, à condition de posséder les droits nécessaires, qui vont le modifier, le valider et le faire suivre à ceux qui vont le traiter ensuite. Et ceci, tout en assurant la traçabilité, et en apportant une fiabilité. Si dans votre société, vous êtes amenés à travailler de façon collaborative et surtout transversale, cet outil vous permet de gagner en facilité et en rapidité, alors vous bénéficiez d’un gain de temps précieux, tant nécessaire de nos jours.
Le module qui gère les circuits de validation des documents est une des fonctionnalités incontournables de la GED, qui permet à votre société non seulement de dématérialiser votre flux d’information, mais aussi d’assurer le contrôle et la pérennité des documents circulants dans l’entreprise. La GED technique est la première “brique” nécessaire dans une démarche efficace de gestion du cycle de vie produit.
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