Comment passer à une entreprise 100% dématérialisée et zéro papier avec Audros ?

Publié par Mathilde Borel il y a 2 mois | Actualités

Le “Zéro Papier” est une tendance de plus en plus adoptée par les entreprises, consistant à réduire au maximum l’utilisation du papier. Issu de la dématérialisation, ce concept représente un véritable enjeu économique et écologique pour ces entreprises. Il permet de réduire la quantité de déchets, les coûts liés à l’impression et à l’archivage des documents. De plus, grâce à la dématérialisation, les processus administratifs sont plus fluides et plus sûrs, tout en favorisant un gain de temps important, de productivité et de performance.

 

Les étapes de dématérialisation de documents avec Audros

Gain de productivité, accessibilité des données, traçabilité informatique des documents, démarche écologique, limitation des risques d’erreur, autant de raison pour dématérialiser. Voici quelques étapes pour trouver le bon outil.

Identifier les documents à dématérialiser

Peu importe la taille de l’entreprise, la première étape est d’identifier les documents à dématérialiser. Il faut réaliser un état des lieux des documents utilisés et du volume. En théorie, tous les documents peuvent être dématérialisés mais demandez-vous quels sont ceux que vous devez inclure dans le processus.

Il est important d’identifier les différentes étapes de la création d’un document.

En réalisant cette première étape, vous pourrez trouver la solution adaptée.

 

Identifier les différents acteurs et les impliquer

Ensuite, il reste essentiel de définire « workflow » documentaire, c’est-à-dire les flux de documents, et se poser les bonnes questions : Qui réceptionne ? Qui produit ? transfère ? archive ? copie, etc. ? Quel type de fichier et à quel moment ?

La dématérialisation va entraîner des changements importants dans votre entreprise. Ces changements vont toucher tous vos collaborateurs, internes comme externes. Afin de gagner le soutien de vos collaborateurs et d’assurer l’efficacité de cette dématérialisation, il est idéal de les impliquer dès le début de votre projet jusqu’à son achèvement.

La dématérialisation implique la prise en compte de nombreux facteurs. De son élaboration à sa diffusion, un document traverse de nombreuses étapes et peut traverser différents services. Afin de concevoir une solution efficace, il est important de les identifier. Pour relever ce défi, ce sont les collaborateurs internes qui manipulent ces documents au quotidien : avec leur aide, vous devrez analyser chaque poste pour en comprendre les mécanismes et mettre en place le bon outil.

 

Le traitement automatisée de vos documents avec Audros Flowscan

Aujourd’hui, la dématérialisation est adoptée par plusieurs entreprises et l’utilisation des scanners aussi, il devient nécessaire de faciliter le traitement des fichiers scannés. Le module Audros Flowscan est là pour ça ! Le module fournit un poste de traitement automatisé pour le classement des documents scannés dans Audros.

Voici les fonctions de Flowscan :

  • Analyse automatique du répertoire des fichiers scannés au format TIF ou JPEG
  • Génération automatique de vignettes
  • Outils de traitement d’images : changer l’ordre, fusionner ou séparer les pages, pivoter, aperçu
  • Classement et saisie des attributs par type de document
  • Option lecture automatique de code-barres (type 128)*
  • Support de la codification automatique
  • Support des automatismes Audros

 

Grâce au module Flowscan, vous pouvez reconnaitre les types de documents scannés et lire leur contenu afin de les stocker automatiquement avec des règles communes ou encore de les rattacher dans la GED.

 

Choisir le logiciel de GED Audros, et rangez et structurez vos documents !

Afin d’optimiser le processus de dématérialisation, il est important d’avoir un classement intuitif de vos documents. Ainsi tous vos collaborateurs pourront s’approprier plus facilement son fonctionnement. Pour cela, les entreprises se tournent vers des logiciels de GED (Gestion Electronique des Documents).

La GED est un outil indispensable pour votre entreprise zéro papier ! Alors que l’archivage électronique garantit la sécurité des documents, la GED facilite la traçabilité et l’accès aux documents de votre entreprise. Il constitue votre base documentaire en interne comme à l’externe grâce à un portail de collaboration (intranet, extranet,…)

La GED garantit un suivi de vos documents en fonction de l’évolution des versions/révisions, des modifications apportées.

Avec Audros GED, vous disposez à tout moment de l’ensemble de vos informations :

  • Centralisation et sécurisation des données
  • Optimisation des méthodes de travail
  • Suivi et traçabilité des informations
  • Réduction des coûts de traitement
  • Conformité aux réglementations

La solution GED Audros prend en charge la gestion, le partage et la sécurisation de tous les documents de l’entreprise. Elle facilite ainsi l’accès à l’information à jour et fluidifie les échanges entre les collaborateurs. Elle offre un référentiel unique pour gérer l’ensemble des documents, leur cycle de vie et leur diffusion quel que soit le domaine d’application : administratif, financier, RH, achat, qualité, technique…

En dématérialisant vos document avec Flowscan ou en utilisant la GED Audros, votre entreprise devient plus performante. Alors, êtes-vous prêt(e) à accélérer votre transformation digitale ?