La GED, élément clé du travail collaboratif

Publié par Mathilde Borel il y a 4 semaines | Actualités

Notre façon de travailler au quotidien est en pleine métamorphose. Les entreprises évoluent, la technologie se développe et travailler en collaboration est aujourd’hui devenu indispensable ! Face à un problème à résoudre, une seule personne est moins efficace et productive qu’un groupe pour réfléchir à plusieurs voies et solutions possibles. La mise en place d’outil de collaboration comme une GED offre également de nombreux avantages. La GED forme aujourd’hui la colonne vertébrale de l’environnement de travail d’une société pour l’ensemble des collaborateurs.

 

Le travail collaboratif, c’est quoi ?

Le travail collaboratif, c’est le travail collectif accompli par plusieurs personnes qui mettent en commun leurs connaissances et leurs compétences, s’organisent et combinent leurs actions et idées pour arriver à un résultat dont ils sont tous responsables. La responsabilité est globale et collective… Les talents et les compétences de chaque membre sont au service du projet !

Le travail collaboratif possède trois points clés :

  • Des équipes multidisciplinaires : Intégrer des personnes d’autres équipes ou d’autres services pour varier les idées.
  • Une méthode répétitive : Il ne s’agit pas de résoudre un problème en ligne droite, en passant par des points de A à Z. Les différentes étapes doivent pouvoir être répétées autant de fois que nécessaire, jusqu’à l’obtention de résultats satisfaisants.
  • Travailler dans des espaces flexibles : L’environnement de travail est très important et influence le travail collectif. L’environnement doit favoriser le travail collaboratif.

 

L’importance de la collaboration

Les avantages du travail collaboratif sont surprenants ! Il intensifie la productivité et l’efficacité, et encourage le travail d’équipe et la communication. Fini la compétition qui est ancré en nous dans le contexte du travail individuel, le travail en groupe permet de produire d’excellents résultats.

En 2018, une enquête auprès de 500 salariés français sur le travail collaboratif au cœur de l’entreprise montre deux points :

  • 33% des salariés français ont observé un changement dans leur entreprise et 58% jugent la collaboration en progrès.
  • 83% des salariés expriment l’envie et le besoin de collaborer : 64% d’entre eux le privilégient pour travailler en équipe, 45% pour favoriser les échanges entre collaborateur et 28% pour gagner en mobilité.
  • 51% pensent que le collaboratif c’est avant tout un état d’esprit et des valeurs avant d’être un outil technologique.

 

Comment collaborer en entreprise ?

 

Le numérique au service du travail collaboratif

Le numérique est au cœur de cette méthode de travail et le digital joue un rôle-clé dans l’apparition du travail collaboratif. Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) connaissent un grand succès (Talkspirit, Slack, SeeMy), ils permettent aux collaborateurs de communiquer aussi rapidement que sur un chat. Les partages d’idées et de bonnes pratiques se font ainsi de manière plus informelle.

Les plateformes de partage de fichiers en ligne, comme par exemple NumSend, permettent aux collaborateurs de reprendre un projet là où le précédent l’a laissée. Ainsi, les entreprises multinationales peuvent organiser un travail en 24 heures sur 24. Les salariés travaillent à différentes heures de la journée, selon les fuseaux horaires, et peuvent se voir par visio-conférence.

Les logiciels de GED sont également des outils facilitant la collaboration. Nombreux sont ceux qui permettent d’éditer un document, de le partager, de le faire évoluer. Cependant, l’efficacité d’une GED dépend de la gouvernance documentaire de l’entreprise.

 

Le numérique et l’humain, une collaboration imbriquée

L’arrivée de nouvelles technologies de type Intelligence Artificielle ou l’automatisation de process a boosté la productivité des entreprises. La mise à disposition de la bonne information uniquement aux personnes qui en ont besoin permet d’optimiser le travail de chacun.

Le travail sur des interfaces plus ergonomiques permet également d’avoir une plus grande fluidité dans les échanges.

Cependant, la forte croissance des outils collaboratifs type GED et des « bureaux de demain » ne doit pas faire oublier que le travail collaboratif vient, avant tout, du comportement humain. Il est indispensable que les collaborateurs y trouvent leur compte. Lorsqu’une entreprise met en place un outil collaboratif, elle ne doit pas perdre de vue l’objectif de cette innovation.

L’impact du travail collaboratif est globalement positif, notamment sur le partage des connaissancesla productivité des salariés, leur motivation, la résolution des problèmes ou encore la créativité. Il est désormais incontournable au sein des entreprises ! Se doter de plateformes collaboratives nouvelle génération est un excellent moyen de tirer parti des avantages du mode collaboratif et de booster considérablement les performances de l’entreprise !

 

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