La gestion électronique des documents administratifs, un enjeu considérable

Publié par Mathilde Borel il y a 1 année | Actualités

Sur des marchés de plus en plus concurrentiels, améliorer la performance de l’entreprise devient un des enjeux principaux de chaque dirigeant. La gestion des documents fait partie intégrante de la gestion des ressources d’information de l’entreprise et mérite d’être vue comme l’une des fonctions stratégiques de management dans les entreprises. Aujourd’hui, beaucoup de spécialistes relient directement la mise en œuvre d’un système efficace de gestion des documents avec le profit de la société.

Les solutions GED ont longtemps été vues comme des solutions permettant de numériser des documents. Cependant, aujourd’hui, que ça soit dans les PME ou dans les grands groupes, la GED est vue comme l’un des éléments clés pour améliorer sa productivité, réaliser des économies, et donc rester compétitif. (Travail collaboratif, dématérialisation des documents, communication fluide). Grâce à la gestion électronique des documents administratifs, la compétitivité peut être améliorée.

Avec une solution GED adaptée à votre société, plus de perte de temps avec la recherche d’une bonne version d’un (bon) document. La gestion électronique des documents administratifs vous offre la visibilité et la maîtrise de tous vos documents durant leur cycle de vie complet, et augmente l’efficacité de vos équipes.

 

Quels sont les enjeux d’utilisation d’une solution de gestion électronique des documents administratifs ?

Intégrée dans la stratégie globale de la société, la solution GED permet à votre entreprise de devenir plus efficace que celles qui utilisent encore les fichiers papier ou bien les systèmes de classement classiques.

L’enjeu principal du passage vers la gestion électronique des documents est la création d’une base des connaissances de l’entreprise. Ce système aide à résoudre deux problèmes fondamentaux de la gestion de base des connaissances, qui sont de :

  • Les traduire d’une forme implicite à une forme explicite (c’est à dire, matérialiser les connaissances de chaque spécialiste de l’entreprise) ;
  • Les fixer sur les médias électroniques et systématiser ces informations.

La gestion électronique des documents administratifs vous permet de gagner dans l’efficacité en vous apportant une solution adaptée pour :

  • Mettre en place une méthode de travail collaboratif autant interne, qu’en externe (avec les partenaires, sous-traitants etc.) ;
  • Créer une base d’information unifiée avec les documents identifiables et traçables, afin d’éliminer la possibilité de duplication des documents ;
  • Assurer et améliorer le traitement de tout type de documents durant leur cycle de vie, de la création à l’archivage.
  • Sécuriser le travail effectué par tous les collaborateurs de la société ;
  • Assurer la sécurité et la confidentialité des informations grâce à la délimitation des droits d’accès, à l’utilisation du cryptage, de la signature électronique et à la tenue à jour d’un historique détaillé du travail des utilisateurs ;
  • Améliorer les gains de productivité en diminuant le temps de traitement et de recherche des documents à chaque étape de l’utilisation ;
  • Minimiser les coûts de stockage et de traitement des documents physiques ;
  • Proposer un accès facile et rapide aux documents même à distance (ce qui peut devenir un facteur clé pour atteindre la performance souhaitée en termes de rapidité de mise sur le marché du produit) ;
  • Répondre à certaines contraintes légales (archivage, normes qualité, …).

La gestion électronique des documents administratifs est un enjeu important à plusieurs niveaux : stratégique, financier, fonctionnel, humain et différenciateur face à la concurrence.

Selon les recherches effectuées par Siemens Business Services :

  • 30% du temps des groupes de travail est consacré à la recherche et à l’approbation des documents
  • 6% des documents sont irrémédiablement perdus
  • Chaque document interne est copié jusqu’à 20 fois
  • La productivité des collaborateurs augmente de 20 à 25% avec l’utilisation de la gestion électronique des documents
  • Le coût d’archivage des documents électroniques est inférieur de 80% par rapport à l’utilisation des documents papier

La GED des documents administratifs avec la solution Audros

Avec plus de 20 ans d’expérience dans le domaine, Audros Technology se positionne comme expert des processus de gestion et de partage des données. La solution GED Audros vise à organiser, sécuriser et gérer le flux d’informations générées par votre société. La solution met en place un système d’acquisition, de stockage des informations, de gestion d’accès et de diffusion des documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation d’information.

La gestion électronique des documents administratifs avec Audros vous apporte entre autre :

  • Les 4 grandes notions de la GED pour la gestion des flux de documents: ranger, classer, stocker et diffuser ;
  • La gestion automatisée des versions / révisions qui permet d’avoir le suivi et la traçabilité de vos documents. Cela garantira la validité et l’unicité des documents liés à vos produits ;
  • Le Workflow, pour la circulation de l’information, paramétrable et contrôlable. Il vous offre l’automatisation des processus et gestion des dossiers, la simplification des circuits de diffusion de l’information ;
  • La recherche des documents rapide et optimisée, multicritère avec des options de tri, de prévisualisation, de navigation etc. Le classement et l’organisation automatisée des documents facilitent le processus de recherche ;
  • Les formulaires pré-remplis qui assurent le gain de temps de vos collaborateurs.

Pour ceux qui souhaitent aller plus loin, et améliorer la gestion des flux administratifs, Audros vous propose :

  • D’ajouter des fonctions d’océrisation pour analyser et retranscrire les documents scannés, les fichiers PDF, …
  • D’ajouter des fonctions de LAD/RAD qui vous permettront de reconnaître le document et ses données, de pouvoir faire le rapprochement entre une facture et un bon de commande.

 

Cette dématérialisation permet de supprimer le traitement manuel des documents, de diminuer les coûts liés à ces opérations et également de minimiser les erreurs et les pertes de données.

Le volume de la documentation, géré au quotidien par chaque collaborateur de votre société, devient de plus en plus important. Il est donc nécessaire de leur apporter une solution qui leur permettra de gagner dans leur performance car cela joue directement sur le succès de votre entreprise. La gestion électronique des documents vous permet de renforcer votre présence sur le marché en vous économisant le temps et de l’argent. La mise en place d’une solution GED nécessite quand même de prendre du recul pour bien définir vos besoins et vos attentes. L’acquisition et déploiement se fait en plusieurs étapes.

N’hésitez pas à nous contacter ou à aller découvrir notre article sur les bonnes pratiques GED !