Les raisons d’être de la collaboration à distance, le rôle de la GED et des autres outils collaboratifs

Publié par Mathilde Borel il y a 2 semaines | Actualités

Une entreprise fonctionne grâce à ses collaborateurs. Pour cela, ils doivent travailler ensemble, c’est-à-dire en communiquant, en partageant les informations, en confrontant leurs idées et tout ça en bonne intelligence.

Cependant, les entreprises ont dû s’adapter à des nouvelles habitudes, par exemple du fait des collaborateurs éloignés géographiquement, de la mobilité professionnelle,… Elles ont dû intégrer la notion du travail à distance. Pour cela rien de mieux que d’utiliser les nouvelles technologies.

 

La GED, outil central de la collaboration à distance

Adapter et offrir des solutions de travail à distance à ses collaborateurs tout en assurant la sécurité de ses données, c’est une nouvelle façon de travailler que les entreprises doivent proposer à leurs collaborateurs.

L’utilisation d’une GED permet de mettre à disposition de nombreuses fonctions facilitant le travail à distance comme :

  • Centralisation des documents
    • Intégration de tout type de documents dans un système unique
    • Recherche simple, avancée et multicritère
    • Gestion des versions, révisions,…
  • Sécurisation des données
    • Gestion des droits et des accès
    • Confidentialité des données
  • Workflow
    • Automatisation des étapes de validation avec possibilité d’alerte auprès de chaque intervenant
    • Rattachement de documents, obligatoires ou non, à chaque étape
    • Faire circuler la bonne information au bon moment

 

La GED reste un véritable outil pour la collaboration à distance et elle est facteur de réactivité, d’efficacité et de productivité. Mais au-delà des données, comment les collaborateurs peuvent communiquer entre eux ?

 

Allons plus loin dans la collaboration

Le partage des données ne se fait pas seulement avec une GED, d’autres outils peuvent également y contribuer et faciliter votre collaboration à distance.

Le Groupe Visiativ a développé de nombreuses solutions :

 

Les plus de la collaboration à distance

 Peu importe les raisons, les personnes auront toujours besoin de se déplacer, ne serait-ce que pour partir en rendez-vous clientèle, pour faire un point sur un projet,… Le contact physique est privilégié.

Cependant,  dans certaines situations, les déplacements peuvent être évités. Il est donc nécessaire de recourir à des outils de collaboration à distance.

Ces outils favorisent une flexibilité dans son travail et sont vecteurs de productivité :

  • Visibilité améliorée et emplacement centralisée : l’ensemble des documents est stocké dans un seul outil (le plus souvent une GED), sans avoir à chercher chacun de son côté pour trouver le dernier document. Les mises à jour sont en temps réel et chaque collaborateur peut avoir une vision de l’avancement du projet.
  • Plus grande agilité lors de changements : plus de flexibilité pour adapter son plan en fonction de ce que l’on demande aux collaborateurs. Chacun a une vision globale des priorités de chaque projet grâce à ces outils de partage.
  • Vecteur d’innovation : la collaboration pousse parfois les individus à se dépasser, en proposant de nouvelles idées sur un projet, en essayant d’anticiper les besoins de son manager.

 

Et vous, au sein de votre entreprise, utilisez-vous des outils pour la collaboration à distance ?