Automatiser les tâches administratives : une urgence !

La journée d’un salarié est souvent ponctuée de tâches qui ne sont pas en adéquation avec son cœur de métier. Il est aussi très rare de venir à bout de la liste des tâches programmée pour la journée. Cela peut venir du fait qu’un salarié a réalisé des tâches administratives ou non productives : gestion des notes de frais, rédaction de rapports, processus administratifs longs et répétitifs, gestion de plannings…. La liste est longue.

Les tâches administratives sont indispensables dans chaque entreprise mais est-il possible de les identifier pour adopter ensuite les réflexes nécessaires pour en réduire la durée ? Comment optimiser ces tâches chronophages mais indispensables ? Quels outils utiliser pour organiser les processus administratifs ?

Un constat démesuré

Saviez-vous que dans une PME, en moyenne 142 journées de travail par an, soit 6 heures de travail par semaine, sont consacrées à la gestion administrative ?

Selon une étude publiée par Sage et le cabinet Plum, les opérations administratives dites « improductives » qui occupent la majorité du temps dans les PME françaises sont les activités liées à la comptabilité. Elles représentent pratiquement un tiers des tâches. Au total en France, nous consacrons un tiers de notre temps de travail à des fonctions secondaires et près de 40% à rechercher des informations.

Ces tâches administratives ou répétitives sont comparables à une activité extrêmement chronophage et peuvent donc coûter très cher. En effet, elles représentent une perte de près de 7 millions d’euros pour les entreprises françaises en 2018.

L’étude réalisée par Sage montre que si les entreprises consacraient 7,7% de leur temps en plus au travail productif, cela entraînerait une augmentation du PIB français de 43.9 milliards d’euros. Cela démontre que la réduction du temps dédié aux activités administratives est directement liée au gain de productivité.

Comment identifier ces activités non productives ? En quoi un processus de digitalisation peut-il aider à transformer cette perte de temps et donc acquérir une meilleure performance ?

Plus d’outils pour plus de productivité

Naturellement, les tâches administratives sont plus ou moins importantes selon chaque service de l’entreprise ; par exemple, le bureau d’études et le service administration d’une entreprise n’effectuent pas les mêmes missions. Il est donc nécessaire d’identifier son niveau d’implication dans ces processus administratifs pour pouvoir se concentrer principalement sur les tâches à valeur ajoutée, c’est-à-dire proche de sa fonction.

Cependant, à l’ère de la digitalisation, seulement 50 % des PME utilisent actuellement les outils numériques pour effectuer leurs tâches administratives. Pourtant, 80% des employés de bureau se sentent prêts à faire confiance à l’automatisation et à la technologie en général pour prendre en charge les tâches à faible valeur ajoutée et chronophages.

Aujourd’hui, les technologies comme la dématérialisation, la gestion documentaire (GED) ou encore la mise en place de workflow peuvent jouer un rôle fondamental à long terme pour accompagner les entreprises à réduire la partie administrative. Pour se développer, les PME doivent tirer parti de la technologie pour suivre le rythme de l’innovation et ainsi en dégager un avantage concurrentiel majeur.

Dématérialiser, c’est éviter l’accumulation et le stockage d’un tas de documents. Grâce à la dématérialisation, les employés ne sont plus submergés par une tonne de documents et de processus administratifs en format papier.

Aussi, les entreprises économiseraient un temps considérable puisque la dématérialisation améliore la productivité des employés grâce au gain de temps passé à la gestion des documents et des tâches administratives répétitives (recherche quotidienne de documents, rangement des dossiers, …).

La complémentarité d’un logiciel GED Workflow

La GED améliore considérablement la qualité et la fiabilité de toutes les informations d’une entreprise. Une fois ces documents dématérialisés, la GED permet de les gérer, les ranger et les classer. La GED est ainsi intégrée au workflow documentaire et permet de faire circuler un ou plusieurs documents vers les utilisateurs concernés pour mettre en place une méthode de travail collaboratif. Grâce à une fonctionnalité Workflow associée à une GED, l’entreprise devient plus efficace et concentrée sur son cœur de métier grâce notamment à des cycles de validation simplifiés.

Pour aller plus loin…

Pour beaucoup d’entreprises, la gestion de factures ou de commandes est fastidieuse : fiabilité des informations, la conformité aux règlements et l’interopérabilité entre les différents services…

Grâce aux nouvelles solutions Visiativ, il est désormais possible de digitaliser et traiter automatiquement des factures en connectant vos solutions tierces (ERP, Comptabilité, CRM…) à votre solution de GED et ainsi fluidifier les processus administratifs.

Chez Visiativ, nous avons à cœur de trouver des solutions performantes pour aider les entreprises à gagner du temps dans leur gestion grâce à des solutions personnalisées et ainsi conduire la performance vers l’excellence.

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !

Envie de passer à la GED ?