Améliorer la relation client : comment les solutions GED y participent ?

Publié par Alyssia Tanrattana il y a 3 semaines | Actualités

Tout document est une partie intégrante de l’entreprise. Il peut être enrichi, distribué, partagé aussi bien qu’il doit être sécurisé. Il est indispensable de pouvoir accéder au document en temps réel pour augmenter la compétitivité et la réactivité de l’entreprise. La performance d’une entreprise se fonde sur le traitement et la consultation des informations qu’elle possède.

La gestion électronique des documents (GED) est un ensemble d’outils et de techniques permettant la dématérialisation, le classement, la recherche, le stockage et la diffusion de documents à l’aide de logiciels informatiques. Désormais moins coûteuses et moins compliquées, ces solutions sont de plus en plus accessibles aux petites et moyennes structures, elles-mêmes confrontées à l’augmentation du nombre de documents échangés et au déploiement des flux dématérialisés.

La GED a un double enjeux : elle peut améliorer le travail collaboratif au sein d’une même entreprise mais également avec son écosystème. Quelles sont les différentes GED ? L’utilisation d’une GED améliore-t-elle la relation client ? Comment établir une relation client en entreprise et comment réussir à la gérer ? Découvrons cela ensemble !

 

De multiples GED pour répondre à des besoins précis

  • La GED Administrative

S’il existe une branche d’activité où la gestion électronique des documents a un sens, c’est bien celle de l’administration, le recours à la GED Administrative est un besoin non négligeable. Aujourd’hui, le document administratif le plus dématérialisé est la facture. Imaginez que vous n’ayez plus besoin de créer, imprimer, (faire) signer, envoyer et ensuite scanner vos documents ? Le succès de la dématérialisation des documents repose sur la signature électronique : celle-ci facilite le cycle de vie des documents tout en garantissant leur valeur juridique. Elle constitue un véritable défi pour les entreprises, mais aussi pour les organismes publics devant gérer un nombre considérable de documents.

La GED administrative implique la numérisation puis la classification des différents documents administratifs (factures, fiches techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces documents numérisés sont archivés et stockés dans différents supports numériques. Ils peuvent être communiqués à travers le réseau interne de l’entreprise.

 

  • La GED RH

Le département des ressources humaines participe à la réalisation, au traitement et à la gestion de nombreux documents de toutes sortes : contrats de travail, déclarations aux administrations, fiches de paie, arrêts de travail… La solution de GED RH apporte fiabilité, confort, souplesse et sécurité aux différents collaborateurs et ouvre la voie à une dématérialisation des documents et des traitements. Avec la GED RH, vous allez pouvoir réunir tous les documents et les données personnelles de votre entreprise sur une seule et unique plateforme. Vous disposerez d’un accès instantané à la totalité des données, que ce soit pour un collaborateur ou pour l’ensemble des services.

La GED RH offre plusieurs avantages à l’entreprise :

  • La centralisation des documents sur une seule et unique plateforme
  • Une meilleure production du service RH
  • Un processus de recrutement ou de départ du personnel
  • Un portail de formulaires accessible aux collaborateurs (Demande de congés, fiche plannings, Attestations, …)
  • Une protection des données assurée
  • Etc…

 

La GED, au cœur du collaboratif

Une solution de GED offre à vos collaborateurs un accès personnalisé à l’information, avec la gestion des droits d’accès, de modification… Tout le monde a accès aux bons documents, partout et à tout moment. Ainsi, la GED est une plateforme collaborative et apporte une réelle valeur ajoutée en termes de communication pour les utilisateurs. Ces derniers pourront commenter un document, conseiller le document à un collègue ou un partenaire extérieur, contrôler les changements apportés par les lecteurs d’un document, etc. Une solution de GED va permettre de :

 

  • Améliorer la collaboration dans l’entreprise

Avant tout, la GED permet une réelle amélioration et optimisation de la communication interne. En effet, le risque du papier est que l’information se perde et qu’il faut être constamment tenu au courant des différentes mises à jour.

Grâce à la GED, les documents peuvent être modifiés simultanément par plusieurs collaborateurs, la perte d’informations est nettement réduite et cela favorise fortement les interactions au sein de l’entreprise. Grâce à différentes fonction, la GED est un moyen pour encourager le travail en collaboration et la communication interne dans l’entreprise :

  • Le workflow de validation de changement et de validation de documents.
  • Une meilleure communication entre les collaborateurs grâce aux chats, commentaires sur les documents…
  • Une gestion des droits d’accès des utilisateurs simple et évolutive sur les documents
  • Le système de co-rédaction permettant à plusieurs collaborateurs de travailler en même temps
  • La possibilité de commenter

 

  • Améliorer la relation client :

La relation client doit faire partie d’une stratégie de management pour fidéliser les clients. Ce dernier est essentiel pour favoriser la croissance de l’entreprise. Les clients exigent de leurs fournisseurs une plus grande réactivité et un meilleur accompagnement. Cependant, ces attentes ne peuvent être respectées si les flux de documents sont mal structurés, voire inefficaces. Estimer le rôle de la relation client dans son entreprise est également une façon d’anticiper (ou non !) la volonté de se doter d’une solution de GED.

 

Finalement, la GED permet de simplifier et d’automatiser le traitement de certaines de ces demandes. Les clients économisent du temps et gagnent en autonomie. Le collaborateur est plus performant et peut se concentrer sur d’autres tâches de son travail, avec une autre valeur ajoutée ! Pour plus d’informations concernant notre solution de GED, contactez-nous !