La sécurisation des données : quels enjeux pour l’entreprise ?

La pérennité des données et sécurité

Au sein des sociétés, nombreuses sont les données récoltées et accumulées. Ces dernières représentent une véritable banque d’informations et de connaissances sur chaque société…

Par ailleurs, dans la course à la digitalisation, à la dématérialisation, au cloud, la quantité de données numériques disponibles (BigData) ne cesse d’accroître. Par exemple, la tendance à la multiplication des objets connectés en 2018 engendre également des questions sur la sécurité des données.

Dans tous les cas, la cybersécurité, de plus en plus complexe à capter, pose donc un réel problème pour les entreprises. Quel que soit le type de cyberattaques informatiques (Espionnage industriel, escroqueries financières, piratage, vol, destruction de données, …), le nombre de cas à l’encontre des sociétés ne cesse d’augmenter. « 57% des entreprises ont déjà connu un incident en matière de cybersécurité. » selon l’étude EY.

C’est pourquoi il est indispensable de mettre en place une politique de sécurité informatique (filtrage des courriers électroniques, protection du réseau informatique, sauvegarde des données, …). La mise en place d’une telle politique sera d’autant plus efficace si elle est vue pour l’ensemble des process de la société.

Et le RGPD dans tout ça : solution ou contrainte ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) entrera en vigueur le 25 Mai prochain. Cette nouvelle règlementation européenne a notamment pour objectif de :

• • • Renforcer les droits des personnes
    • Unifier et équilibrer les mesures concernant la sécurité des données
    • Simplifier les règles soumises aux acteurs tout en maintenant un haut niveau de protection.

Ce règlement s’adresse à toutes les organisations, même celles n’ayant aucune activité sur Internet, susceptibles de traiter des données personnelles.

Les sociétés ont donc l’obligation de revoir leurs systèmes d’information pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation. Cependant, la mise en œuvre de ces changements n’est pas simple, en particulier pour les structures disposant de peu de moyens.

C’est pourquoi des étapes simples peuvent être mises en place comme :

• • • Cartographier les processus de traitement d’informations des données personnelles,
    • S’informer des évolutions législatives,
    • S’équiper de solutions vous permettant de sécuriser vos données plus facilement,
    • Voir ces changements de manière globale en sensibilisant ses employés.

Dans un contexte où les normes de sécurité prennent de l’ampleur, notamment avec l’entrée en vigueur du RGPD, les dirigeants devront être de plus en plus vigilants au traitement et à la protection des informations de l’entreprise.

La transformation numérique accroît également ce besoin de se protéger des attaques informatiques. C’est pourquoi, il est nécessaire que les sociétés aient conscience des bons réflexes à adopter en matière de cybersécurité dès le début de leur transition digitale.

Il est primordial pour les entreprises, petite ou de grande envergure, de déployer les moyens adaptés pour solidifier la sécurité du système d’informations.

Comment les solutions GED/PLM aident les entreprises à respecter le RGPD ?

Faciliter le traitement des données et des flux, les sécuriser, prouver leurs conformités sont des éléments clés de la RGPD. Quoi de mieux que de rassembler toutes ces données sur une plateforme unique et sécurisée, de façon à garder une vision d’ensemble ?

Les solutions GED ou PLM sont des outils opérationnels et intelligents facilitant cette transition et apportant une réponse à ce besoin de sécurisation des données. Ces solutions constituent même une aide précieuse à la conformité grâce aux multiples avantages qu’elles présentent :

• • • Rassembler les données sur une plateforme unique
    • Gérer les accès et les droits
    • S’assurer de la pérennité des documents
    • Exploiter les données issues des systèmes de reconnaissance numérique : dématérialisation, OCR, LAD/RAD
    • Rechercher et restituer les informations facilement
    • Respecter la conformité légale, étant donné que le document électronique est conservé dans la durée avec son historique complet
    • Etc…

Toutes les entreprises devront prochainement avoir des garanties suffisantes en matière de sécurisation des données, de confidentialité, d’archivage de certains documents, … Le volume important de données numériques, parfois redondantes, demande aux sociétés de s’adapter aux nouveaux challenges.

Les solutions GED ou PLM sont donc une réelle opportunité de mettre son entreprise en conformité avec les exigences du RGPD, ainsi que de rationaliser le traitement des informations.

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