Fonctionnalités de notre logiciel GED

  • Rechercher et trouver l’information

    • Recherche simple et avancée, à partir de mots clés ou d’attributs documentaires
    • Contenu des documents indexé dans une base de données
    • Vignettes pour pré visualiser les documents (Office, PDF, Images...)
    • Tris et filtres sur listes de résultats de recherche
    • Historique complet des modifications par auteur, par opération
  • Automatiser le circuit documentaire et diffuser vos documents administratifs: optimisez les circuits de diffusion et de validation de vos documents et informez les différents intervenants grâce à des processus automatisés en fonction des types de documents.

    • Cycle de vie personnalisé par type de documents (bon de livraison, commande, offre, courriers, …) et changement de statuts
    • Notification sous forme d’alerte ou d’email
  • Dématérialiser 100% de vos documents: L’ensemble de vos factures fournisseurs, de vos courriers passent dans FlowScan afin de les ranger et les archiver dans la GED Audros tout en les rendant accessible depuis un portail ou depuis votre ERP.

    • Poste de traitement des scans
    • Assemblage, rotation, regroupement
    • Remplissage des attributs et codification
    • Rangement automatique des documents dans leur classeur
    • Traitement pour tous types de documents
    • Dématérialisation des documents papiers
  • Réduisez les temps d’enregistrement en automatisant la reconnaissance et la lecture du contenu des documents (LAD/RAD) afin d’en extraire les données importantes.

    • Travail à partir de recherche de contenu ou de gabarits
    • Apprentissage sur nouveaux documents
    • Extraction des informations (N° facture, Fournisseurs, Lignes d’articles, N° BL, Montants, TVA, …)
  • Supprimez les temps de traitement et de rapprochement: Eliminez les taches chronophages de ressaisie et de rapprochement des lignes de factures avec les B.L. et les Commandes grâce à une Base de connaissance enrichie synchronisée avec votre ERP et des règles métier.

    • Rapprochement via une Base de Connaissance synchronisée
    • Export des données pour création de la facture dans X3 et rangement de la facture en attachement dans la GED
  • Automatiser le classement et le rangement de vos documents administratifs

    • Rangement structuré et flexible selon votre propre organisation
    • Pas de doublons grâce à la gestion de liens
    • Des attributs personnalisés et une codification automatique
    • Menu GED « Enregistrer » à partir de Word, Excel, Outlook et Explorer
  • Collaborer de manière sécurisée

    • Définition des niveaux d’accès en fonction de rôle
    • Rangement automatique des documents dans un coffre-fort
    • Accès extranet sécurisé en consultation
    • Verrouillage des documents en lecture seule
    • Abonnement permettant de recevoir des alertes groupées
  • Assurer le respect des normes

    • Respectez les règles comptables
    • Archivage légal de vos documents administratifs et financiers
Questions fréquentes
  • Comment mes données sont-elles sécurisées ?

    Les utilisateurs disposent tout d’abord d’un accès individuel sécurisé par mot de passe. Audros permet par la suite la gestion des droits par rôles, groupes, utilisateurs ou transverse par Projet. L’administrateur peut accéder à tous moments à l’historique des connexions et définir des alertes par exemple sur un volume de téléchargement suspect.

  • Audros permet-il de travailler à plusieurs sur un même document ?

    Avec la fonctionnalité “check-in/check-out”, Audros permet le verrouillage des documents en lecture seule, ce qui permet de travailler de manière collaborative sans conflit sur un document.
    Audros permet également le contrôle de la consultation et de l’édition des formats natifs pour éviter toute modification par un utilisateur non autorisé.

  • Comment Audros me permet-il de suivre les évolutions apportées aux documents ?

    Audros permet d’avoir un suivi complet des modifications par le biais d’un historique. Il existe également la possibilité de souscrire à un abonnement avec l’envoi de notifications automatiques par email sur la création ou la modification des données/documents.

  • Comment se passe la recherche dans Audros ?

    Audros propose des outils de recherche multicritères et plein texte, ainsi qu’une sauvegarde des recherches avancées. Par la suite, l’utilisateur peut mettre en place des tris et des filtres sur les listes de résultats.
    L’utilisateur peut également naviguer dans la structure en composition/cas d’emploi, ou par type de liens. Une prévisualisation sous la forme de vignettes 2D est aussi possible pour certains formats de fichiers (natifs CAO des connecteurs supportés, PDF, Office, Images...).