L’idéal : un workflow dynamique pour des process agiles

Publié par Alyssia Tanrattana il y a 4 mois | Actualités

Le workflow s’impose comme un élément évident dans les process de l’entreprise. Pourquoi ? Tout simplement parce c’est le moyen idéal pour automatiser les tâches récurrentes, gagner en efficacité et se concentrer sur son cœur de métier ! C’est un terme de plus en plus utilisé en entreprise. La circulation de l’information, la répartition des tâches, les délais de livraison font partis des grands problématiques dans l’organisation d’une entreprise. Pour cela, les entreprises mettent en place différents processus. Les outils tels que les Workflow sont aujourd’hui en pleine expansion et sont une vraie évolution pour les entreprises.

Le workflow, pourquoi faire ?

Un workflow est la modélisation d’un ensemble de tâches à accomplir pour la réalisation d’un processus opérationnel et des différents acteurs impliqués dans la réalisation d’un processus métier.

Le workflow nécessite de déterminer plusieurs points : les intervenants du projet, leurs rôles, les tâches à accomplir ainsi que les délais à respecter. Il permet de faire circuler un ou plusieurs documents afin d’optimiser le traitement d’informations de manière collaborative.

Dans un workflow, les étapes se succèdent dans un ordre chronologique défini, jusqu’à sa fin. L’automatisation des workflow élimine la monotonie de certaines tâches pour se consacrer à des tâches à valeur ajoutée. Ce fonctionnement permet d’accélérer le traitement des opérations et d’accroître la précision.

Les caractéristiques principales d’une étape :

  • Les tâches système : les actions que le système effectuera automatiquement : envoyer un mail, créer un document, …. Elles peuvent être enclenchées directement, après un délai déterminé ou quand une action est exécutée dans un autre système.
  • Les tâches ad hoc utilisateurs : les boutons d’action qui vont être réalisées pour l’utilisateur final : valider le document, lancer la création d’un document associé, … Une étape ne peut être déclenchée que si l’étape précédente est notifiée comme terminée par l’utilisateur. L’étape suivante sera ensuite attribuée à l’intervenant qui suit.

 

#leworkflowdedemain, comment capitaliser sur les compétences précieuses de l’entreprise ?

Les compétences et l’expérience ne s’acquièrent pas du jour au lendemain. Elles résultent de nombreuse années d’activité, d’investissements et d’efforts dans l’entreprise. Il s’agit d’un bien immatériel extrêmement précieux que toute entreprise doit préserver, valoriser, optimiser, transmettre et pérenniser. En bref, les compétences doivent être capitalisées.

Afin de capitaliser et transférer le connaissances, des méthodes et des processus doivent être mis en œuvre. La transformation digitale pousse les entreprises à se réorganiser.

C’est pour cela que le workflow est indispensable pour faire aboutir la démarche de capitalisation des compétences et la pérenniser au sein de l’entreprise. Compte tenu de la rapidité avec laquelle les attentes des clients et le cadre concurrentiel évoluent, il est plus que jamais essentiel de pouvoir fournir les bonnes informations à la bonne personne au bon moment.

Toutes ces informations seront gardées et automatisées et elles seront regroupées en un seul endroit via un seul flux d’information ! Ces informations sont source de la performance de l’entreprise et grâce au workflow vous pourrez continuer d’en profiter, et vos collaborateurs pourront se concentrer sur d’autres tâches plus importantes ! Au-delà de capitaliser les connaissances acquises par les collaborateurs, cela permet d’expérimenter et enrichir l’expérimentation.

Le workflow permet d’automatiser les tâches courantes qui peuvent être sources d’erreurs et qui monopolisent un grand nombre de vos collaborateurs. Ces tâches sont importantes et loin d’être négligeables. Elles peuvent permettre de gagner du temps et d’être plus efficace et productif.  Les collaborateurs sont déchargés des tâches répétitives et sans valeurs ajoutées, tout le monde est gagnant !

Les avantages de l’Automatisation du Workflow

  • Gain de temps : L’automatisation de processus qui prennent du temps permet de gagner du temps. Ce temps précieux peut alors être utilisé pour des activités plus importantes et qui créent une valeur réelle, ou simplement pour avoir plus de temps libre (ce qui est fondamental pour être productif).
  • Concentration : Simultanément au temps, l’automatisation permet de vous concentrer sur des tâches et activités plus importantes. Dans un milieu de travail saturé d’informations, le niveau de concentration devient une ressource très précieuse mais limitée ; son utilisation pour gérer efficacement les informations essentielles constitue un nouveau défi pour les professionnels.
  • Gain d’énergie : L’automatisation des Workflow permet de garder son énergie des activités à faible valeur ajoutée vers d’autres activités plus importantes pour une entreprise. Par ailleurs, une meilleure gestion de l’énergie entraîne une plus grande productivité et efficacité dans le travail.

Comme l’automatisation des flux de travail réduit également l’utilisation de la mémoire, il en résulte une meilleure concentration et donc une meilleure productivité qui est source de valeur ajoutée.

 

Quels sont les bénéfices liés à l’automatisation des workflow ?

Le workflow promet fluidité, productivité et fiabilité. Par l’automatisation d’un processus dans le cadre de la gestion électronique des documents, vous diminuez le risque d’erreurs de traitement.

En réduisant cela, vous gagnez en agilité. Un workflow dynamique vous offre la possibilité de respecter vos délais et vous êtes plus réactif, à la plus grande satisfaction de vos interlocuteurs internes ou externes à votre société.

Le déploiement d’un workflow permet aussi d’harmoniser les méthodes de travail entre les différents intervenants, et de gérer au mieux l’activité via des indicateurs précis. À tout instant, vous pouvez suivre l’évolution du processus, identifier les dysfonctionnements et hiérarchiser les actions à appliquer. Vous contrôlez ainsi la cohérence des processus peu importe les circonstances.

 

La mise en place d’un workflow vous intéresse ? Découvrez le workflow Audros !

Le logiciel de workflow Audros avec son circuit de validation de documents complète un outil de gestion électronique de documents dans le but de faciliter la circulation, la modification, la classification et la publication de chaque document.

Chaque collaborateur, peut être alerté par une notification via e-mail dès l’arrivée d’un document à valider. Le workflow Audros est en ce sens orienté « utilisateurs » et permet un gain de fiabilité, de traçabilité et de temps.

Le workflow Audros permet de :

  • Visualiser l’avancement en temps réel du document
  • D’échanger collaborativement avec les acteurs concernés
  • Garantir le suivi, la sécurisation et la crédibilité des documents
  • Faciliter les processus de prises de décisions
  • Minimiser les coûts (financiers, temporels et humains) de traitement.

 

Pour plus d’informations concernant les workflow, retrouvez-ici notre infographie sur le sujet !

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