Workflow : la validation de documents

Avec la transformation digitale, la création continue de nouveaux documents et l’agrandissement des équipes de travail, la gestion documentaire devient de plus en plus difficile et les besoins en terme de traçabilité, de sécurité et de collaboration deviennent importants. Un email non traité ou un document qui attend sur le bureau font parties des choses classiques qui entrainent du retard dans un projet.

 

Le workflow Visiativ PLM (anciennement Audros) facilite la gestion de documents et de processus, des tĂ¢ches Ă  accomplir ainsi que la validation de chaque acteur interne ou externe impliquĂ© dans la rĂ©alisation d’un processus.

 

GrĂ¢ce au traitement automatique des documents, les entreprises peuvent non seulement formaliser, uniformiser et accĂ©lĂ©rer le traitement des documents et autres tĂ¢ches mais aussi garder le contrĂ´le sur la gestion de version des documents.

 

La mise en place d’un workflow pour la validation document favorise :

  • Un meilleur contrĂ´le de gestion de version des documents
  • Un moyen plus fiable et plus rapide d’exĂ©cuter les processus
  • Une vision globale de son projet et de son Ă©tat d’avancement

 

L’association d’un workflow pour la validation de documents à une solution GED

 

Le logiciel de workflow Visiativ PLM avec son circuit de validation de documents vient compléter un outil de gestion électronique de documents dans le but de faciliter la circulation, la modification, la classification, la publication de chaque document.

 

Chaque collaborateur, inclus dans le processus de validation d’un document, est alerté par une notification via e-mail dès l’arrivée d’un document à valider. Workflow Visiativ PLM est en ce sens orienté « utilisateurs » et permet un gain de fiabilité, traçabilité et de temps.

 

En résumé, le workflow Visiativ PLM permet de :

  • Visualiser l’avancement en temps rĂ©el du document
  • D’échanger collaborativement avec les acteurs concernĂ©s
  • Garantir le suivi, la sĂ©curisation et la crĂ©dibilitĂ© des documents
  • Faciliter les processus de prises de dĂ©cisions
  • Minimiser les coĂ»ts (financiers, temporels et humains) de traitement.

Gamme Visiativ PLM

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